A depender da sua área de atuação é provável que você já tenha se deparado com essa expressão: “Workout”, que é um phrasal verb que contém diversos significados.
Assim, a depender do contexto, work out (escrito assim, separado) pode ser traduzido como funcionar, dar certo, resolver, solucionar, desenvolver, elaborar, ou, escrito tudo junto (workout), pode significar malhar, exercitar, seção de exercícios.
Até The Beatles cantaram: “We can work it out”!
E na melhoria dos processos? Como aplicar?
Podemos com facilidade trazer o raciocínio de ambas as formas de escrever work out (separado ou tudo junto) para o objetivo que se espera com essa atividade.
Para as organizações, e aqui fazemos questão de ampliar a aplicação da atividade para qualquer área do conhecimento humano, fazer um work out representa solucionar os problemas que dificultam identificar a real causa dos problemas. Assim, o workout (escrito tudo junto, nesse caso), proporcionará eliminação ou redução todas aquelas deficiências que atrapalham a gestão fazer um bom trabalho.
Cabe aqui um trava língua? We can work it out to work out that things and workout with the easy problems! Ok, take it easy!
Com método, organização, dedicação, disciplina, poder de execução e boa orientação, uma equipe preferencialmente composta por pessoas que participam do processo (seja por que executam, ou porque supervisionam ou eventualmente interferem – manutenção, pesquisa e desenvolvimento, planejamento etc) pode identificar praticamente tudo o que está fora do lugar, o que não está funcionando bem, o que precisa de correção/manutenção (inclusive aquela solução técnica – para não dizer “gambiarra”) e o que o executante parece não fazer de acordo com o previsto.
Mas não se desespere! Um work out bem feito não leva mais do que 4 horas (isso mesmo! APENAS QUATRO HORAS) para ser feito.
Quais ferramentas são necessárias conhecer para fazer um bom work out?
Primeiro de tudo, aprenda a enxergar, perguntar e ouvir. Excelente ferramenta para te ajudar a fazer isso: 5S e Kaizen. Mas não a versão ocidental que normalmente a gente vê por aí. Aqui cabe o bom e velho pensamento oriental, do Lean Enterprise produzido lá na Toyota (em breve teremos um post especial para esse tema): Seiri – Utilização; Seiton – Ordem; Seiso – Limpeza; Seiketsu – Padronização; e Shitsuke – Autogestão.
Depois, aprenda a não procurar culpados ou desculpas. Isso é bastante difícil para a nossa cultura. Normalmente equipes que buscam aplicar atividades como esse tipo de postura são conhecidas como “caçadores de bruxas” e acabam não sendo bem recebidos.
Então, com a única pretensão de encontrar fontes de problemas e pequenas oportunidades de melhoria, vá ao Gemba! Mova-se. É impossível fazer work out usando brainstorming, sentado em frente ao computador ou por telefone.
Isso tem um propósito muito forte, e tem tudo a ver com um outro significado em português: RESOLVA! Conheça a realidade nua e crua dos processos. Sabe aquele cesto de lixo ao lado da estação de trabalho que precisa ser melhor posicionado? Reposicione-o! Sabe aquela lâmpada queimada? Substitua-a! E aquele deslize que o operador/executor do processo parece repetir continuamente? Instrua-o!
E depois do work out?
Bem, reúna a mesma equipe, liste todas as oportunidades identificadas que não puderam ser resolvidas no momento em que estiveram no Gemba e gere um plano de ação. Mas não deixe de executá-las. Workout!