Uma coisa comum que venho observando há algum tempo e de forma recorrente é assunto de discussões das quais participo é como as organizações perdem recursos.
Muitas vezes estão ocultos aos olhos dos gestores, mas minam suas energias sem eles perceberem.
Energia gasta ao longo do tempo que, se somada, poderia apresentar um resultado impressionante.
Sabe aquela sensação de que o dia não rendeu? Já vi muito material se referindo à gestão do tempo, à necessidade de organização e de priorização… mas de fato, o que está escondido por trás da impressão de falta de rendimento?
Se você pensou em acúmulo de trabalho, falta de colaboração da equipe, reclamações em excesso (do chefe, do cliente, do parceiro…), muitas reuniões que parecem não ter fim, etc. – digo para você que tudo isso tem o mesmo sentido: desperdício.
Taiichi Ohno classificou os desperdícios em 8 tipos, mas não quero ser mais um a detalhar cada um desses tipos e fazer as aplicações neste texto. Entretanto, quero propor uma discussão – acredito que seja mais producente para muitos dos gestores que buscam pelo resultado do que o meio em si.
Cada fonte de desperdício está oculta e consome todo tipo de recursos que você pode imaginar: tempo, dinheiro, capacidade produtiva, capacidade intelectual – se é que não resultam na mesma coisa.
E, pelo que já vi, isso acontece porque os gestores estão ocupados demais em resolver os problemas do que em fazer aquilo que deveria ser mais importante: liderar.
Liderar pressupõe o oposto da execução: requer confiança, delegação, monitoramento, disciplina e muito, muito poder de se relacionar com pessoas. Porque são as pessoas que compõem os times é quem deveriam buscar as soluções, discuti-las e executá-las.
Por isso que modelos como o de Sprints, derivado do Lean Enterprise, funcionam e crescem a cada momento alistando novos adeptos do pensamento. Seu tempo é precioso. O dinheiro é cada vez mais escasso. E as pessoas querem – e devem – participar do processo de decisão.
Procure aplicar no seu dia-a-dia um modelo de gerenciamento diário, com monitoramento de resultados que fazem sentido. Deixe de lado aquela pilha de indicadores que pouco ou nada contribuem para o resultado que você projetou para seu negócio.
Se não agrega valor, deixe de lado. Pode até ser que em algum momento determinada informação fazia sentido e valia a pena ser acompanhada. Mas a reflexão é: ainda vale?
Dos desperdícios listados por Ohno, meu preferido é o oitavo. Não só pela pouca disseminação em relação aos demais – talvez porque muitas pessoas acreditam, a meu ver indevidamente, como pouco aderente à produção industrial – mas também porque tem muita intimidade com o que acredito e levo em minhas discussões: as pessoas são chave. Não desperdice sua capacidade.
E não é a capacidade de realizar trabalho manual. Isso a tecnologia se encarrega de resolver aplicando novas máquinas e com a automatização de processos. Mas a capacidade de pensar, de desenvolver e resolver problemas, de criar, e de INOVAR!
A preocupação de dono, de ter seu negócio sob controle e de saber o que acontece leva muitos gestores ao tortuoso caminho da sobrecarga – um dos desperdícios. Ao invés de organizar e padronizar seus modelos, de ensinar as pessoas o que devem fazer, como e quais são os objetivos, perdem seu precioso tempo resolvendo problemas do dia-a-dia, se envolvendo com a rotina e desperdiçando seu próprio potencial.
Talvez por isso muitas ideias fracassam, muitos empreendedores não saem do papel, muitos negócios vão mal e muitas empresas fecham.
Falta olhar para dentro, priorizar o que deve ser priorizado e dar poder àqueles que são capazes.
Não é à toa que muitos processos se deterioram e muitos gestores não entendem o que pode ter acontecido. Horas extras são despendidas, contratações são realizadas, aquisições são concluídas. E os resultados? Ficam bloqueados com os estoques, caríssimos, com reprocessamento de atividades feitas com defeito, com reclamações de clientes que acumulam indenizações – por substituição de produtos defeituosos, por gastos com assistência técnica, com pagamentos de centrais de relacionamento…
Onde estão os desperdícios do seu negócio?
Imagino que, como a água mole, de um riacho perene, tranquilo, desviando seu curso entre pequenas pedras em ambiente rochoso, levando toda riqueza mineral do seu caminho, os pequenos desperdícios levam consigo todo recurso potencial que sua empresa tem – e você não percebe.
Exercite. Tire um tempo com sua equipe – não deve ser em reuniões longas – mas ouça-os. Busque entender de fato quais são suas dificuldades e o que sugerem para resolvê-las. Procure identificar as ideias que, na grande maioria das vezes, não requerem novos investimentos ou desembolsos. Você ficará surpreso! Mas faça isso com frequência. Aqui no blog da Valor C&D tem um outro texto que trata sobre isso, que você pode gostar.
Monitore. Quais são seus indicadores (kpi) que estão diretamente relacionados com seu objetivo? Suas metas são S.M.A.R.T.? Você acompanha e controla as ações decorrentes dos resultados abaixo do esperado? Einstein disse uma vez: “Insanidade é continuar fazendo sempre a mesma coisa e esperar resultados diferentes.”
Delegue. O maior capital que sua empresa tem não é aquele que seu contador calcula e te apresenta em um relatório. São as pessoas que criam e desenvolvem com você. Dinheiro não pensa, máquina produz, mas não sozinha, prédio não resolve problemas. Porém, não fique refém das pessoas. Elas mudam. Elas querem sempre coisas novas e diferentes – porque suas necessidades também são assim.
Gosto muito do modelo oriental de pensar processos porque funciona com o envolvimento das pessoas. O que foi disseminado por aqui – ocidente – tem pouco do que originalmente foi utilizado na reconstrução do Japão e é muito aplicado na cultura por lá: o ciclo de Kaizen tem como principais ferramentas: Gerenciamento Diário, 5S, Mapeamento do Fluxo de Valor e Plano de Ação (aquele 5W2H). Muito foi trabalhado, desenvolvido e importado por um dos maiores precursores do pensamento da Qualidade que existiu no século XX: Edwards Deming.
Essas ferramentas são primárias e estão ao alcance de todos! Elas aprofundam todo e qualquer problema de modo simples, efetivo e com precisão cirúrgica.
Sabendo utilizar bem essas ferramentas o principal capital do seu negócio ficará documentado, mapeado, com todas as melhorias implementadas pelas pessoas que passarem por ele. Mesmo que a taxa de rotatividade seja elevada as pessoas deixarão boa parte daquilo que agregaram ao negócio (veja também o texto sobre turnover clicando aqui).
Não renegue o potencial da sua equipe. Não dispense a ajuda de profissionais. Não tente levar todo o peso e a sobrecarga sozinho.
Você conseguiu identificar perdas no seu processo/negócio? Deixe seu comentário!
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